# Factures

{% hint style="info" %}
Ce module permet aux utilisateurs authentifiés et en fonction des leurs droits : 

* de créer les factures
* de les visualiser
* de les modifier
* de les valider
  {% endhint %}

Pour créer une facture cliquez sur le bouton ![](/files/e7LfUA3df2XEOG1Sh0b9):

<figure><img src="/files/UKo3vX4QJOmWsyWQrKZm" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<mark style="color:red;">**Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs images et/ou documents PDF, qui seront ensuite fusionnés en un seul fichier PDF.**</mark>

Vous avez deux options pour ajouter des fichiers :

* Sélectionner plusieurs fichiers directement dans la boîte de dialogue qui s’ouvre en cliquant sur **"Sélectionner un justificatif"**.
* Ajouter des fichiers en plusieurs fois en cliquant à plusieurs reprises sur ce bouton.

{% hint style="info" %}
Pour recommencer la constitution du justificatif, cliquez sur "Vider sélection".
{% endhint %}

Les champs obligatoires à saisir sont :&#x20;

* Fournisseur (liste déroulante, dont les valeurs sont créées par l'admin. de prod. via l'application PC)
* Date de la facture
* Référence
* Montant TTC
* Montant HT

### OCR (rec*onnaissance* optique de caractères)

Une fois le justificatif chargé, vous pouvez soit remplir les champs manuellement soit lancer l'OCR qui va analyser le document afin de récupérer un certains nombre d'informations.

L'OCR va préremplir certains champs avec les résultats obtenus. Ces valeurs sont bien évidemment modifiables par l'utilisateur.

Ces champs sont :&#x20;

* La date de la dépense
* Le fournisseur
* Les montant TTC, HT, ainsi que les montants de TVA

{% hint style="warning" %}
En fonction de la qualité du justificatif chargé, de sa mise en page ou de sa lisibilité, les résultats de l'OCR peuvent varier. L'utilisateur se doit de vérifier que les champs préremplis correspondent à ce qui est sur le justificatif.
{% endhint %}

### Informations à saisir par l'utilisateur

Outre les champs obligatoires, un certain nombre d'autres informations peuvent être saisies par l'utilisateur. Charge à l'administrateur de production d'indiquer aux utilisateurs ce qu'il souhaite voir apparaître en fonction des besoins de la production.

Les informations disponibles à la saisie lors de la création d'une dépense depuis le web sont :&#x20;

* Le salarié qui a créé la facture <mark style="color:red;">\*</mark>
* La date de la facture <mark style="color:red;">\*</mark>
* La référence <mark style="color:red;">\*</mark>
* Le fournisseur <mark style="color:red;">\*</mark>
* Le type de dépense : liste déroulante pré-paramétrée et modifiable par l'administrateur de production depuis [l'application PC](/paytime-documentation/application-desktop/acces.md)
* Nature
* Détail
* Montant TTC <mark style="color:red;">\*</mark>
* TVA 1
* TVA 2
* TVA 3
* Commentaire

{% hint style="info" %}
Les champs suivis d'une astérisque rouge (<mark style="color:red;">\*</mark>) sont obligatoires.
{% endhint %}

### Visualisation d'une facture

Vous avez aussi la possibilité d'afficher toutes les informations sur la grille ([choix des colonnes](/paytime-documentation/application-desktop/grilles.md#visualisation-des-colonnes)).

Pour afficher le justificatif, il faut cocher la[ case correspondante](/paytime-documentation/site-web/generalites.md#visualisation-de-documents). Le justificatif affiché est celui de la ligne sélectionnée. Dès que vous sélectionnez une nouvelle ligne, le justificatif correspondant s'affiche.

Dans le cas d'une sélection de plusieurs lignes, aucun justificatif ne sera affiché.

### Edition d'une facture

En fonction de votre profil et des droits qui vous sont affectés, vous pouvez modifier certaines informations d'une facture .En tant que créateur d'une dépense, vous pouvez modifier toutes les informations (sauf les validations qui dépendent d'un autre profil).

* En tant que créateur d'une facture, vous pouvez modifier toutes les informations et valider ou refuser une dépense.&#x20;
* En tant que directeur de production, vous pouvez valider ou refuser une dépense.

{% hint style="info" %}
Le refus d'une facture doit obligatoirement être accompagné d'un commentaire justificatif.
{% endhint %}

Pour remplacer le justificatif d'une facture existante (en fonction des statuts et des droits), sélectionnez la facture et cliquez sur le bouton d'édition:

<figure><img src="/files/5NIXAMSV0GswsoAczOze" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Validation

En fonction de votre rôle, vous pouvez changer le statut d'une dépense dans la colonne qui vous concerne:&#x20;

<figure><img src="/files/SvE7zVOBLTtzkp0Z2NTo" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

En cas de rejet, n'oubliez pas de renseigner le champ "Commentaire rejet" si nécessaire.

En fonction de votre rôle et/ou de vos droits, vous pouvez modifier, ou non, certaines données.\
D'une manière générale:

* Une facture qui a déjà été exportée dans Louma ne peut plus être modifiée.
* Pour un(e) chef(fe) d'équipe, vous pouvez modifier des factures dont le statut dir. prod et admin. de prod. n'est pas à "Validé".

## Vue par codes imputations

Dans le menu Affichage, vous avez accès à une vue par codes imputation plutôt que par facture.

<figure><img src="/files/R8CRMuDiR5yQZu3wrXu2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cette vue est en lecture seule. Pour revenir à la vue par facture, cliquez à nouveau sur  "Affichage":

<figure><img src="/files/j2cpiY5X5R2XpOWNuCBh" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Suppression

Pour supprimer une facture, sélectionnez la facture et cliquez sur le bouton de suppression:

<figure><img src="/files/jlzJ2JjypQhrVs7bLkFM" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Par mesure de sécurité, vous ne pouvez supprimer qu'une seule facture à la fois, et vous ne pouvez pas supprimer une facture qui a déjà été validée.


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# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://paytime.gitbook.io/paytime-documentation/site-web/factures.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.