Paramètres du projet

Paramètres projet

C'est ici que sont accessibles tous les paramètres de votre projet, classés par fonctionnalité et regroupés par onglets.

Les onglets disponibles sont fonction de vos droits.

Projet

Le type de projet n'est plus modifiable une fois le projet créé. Il est ici présent à titre indicatif.

Pour un affichage plus condensé, diminuez la hauteur des lignes dans les grilles.

Le paramétrage suivant entre dans le calcul de la paie et la gestion du planning:

• Prorata: cocher pour proratiser le calcul des heures supplémentaires sur les semaines incomplètes. Si la case n'est pas cochée, le calcul des heures supplémentaires ne se fera qu'au-delà de 35 heures, et ce peu importe le nombre de jours travaillés.

• Double continues: cocher pour compter 2 pauses continues en cas de travail continu le matin et l'après-midi. Cela restera modifiable au cas par cas dans le planning.

• Jour férié = Travail effectif: cocher pour que les heures d'un jour férié chômé rémunéré entrent dans le calcul des heures supplémentaires de la semaine.

• Jour récup. = Travail effectif: cocher pour que les heures d'un jour de récupération entrent dans le calcul des heures supplémentaires de la semaine.

• Plafond majo. 100% salaire: cocher pour calculer la plafonnement des majorations de salaire en Cinéma. Cela restera modifiable au cas par cas dans la paie.

• Pauses continues non payées: cocher pour que les pauses continues ne soient pas payées par défaut. Coché par défaut en Audiovisuel. Cela reste modifiable au cas par cas dans le planning.

• Solidarité: cocher pour que la journée de solidarité soit prélevée sur le salaire sous forme d'un pourcentage chaque semaine.

• Maj 10h exclu tournage: cochez cette case si vous souhaitez que la majoration des 10h de tournage soit exclusivement calculée sur les heures de tournage ('remballe' exclue). Si cette case n'est pas cochée, le déclenchement de la majoration se calcule sur les heures de tournage (PAT à fin de journée), mais la majoration inclut la remballe.

• Anticipées sans le transport: cocher pour que le calcul des heures anticipées ne tienne pas compte des heures de transport.

• Nuit sans le transport: cocher pour que le calcul des heures de nuit ne tienne pas compte des heures de transport.

• PAT dans heures non saisies: Décochez cette case pour ne pas prendre en compte le PAT dans la remontée des heures non saisies. Ainsi, même si le PAT n'est pas renseigné, les heures non saisies correspondantes ne sont pas listées

• Minimum garanti journalier: en Audiovisuel, saisir ici le nombre d'heures minimum garanti par jour (7 ou 8).

• Minimum garanti hebdomadaire: en Audiovisuel, saisir ici le nombre d'heures minimum garanti par semaine (35 ou 39).

Utilisateurs

Vous ne pouvez pas créer vous-même des utilisateurs car nous devons attribuer une licence à chaque utilisateur.

Pour supprimer un utilisateur du projet, sélectionnez le et cliquez sur la croix rouge au-dessus de la grille:

Un rôle est affecté à un utilisateur:

• Créateur(trice)

• Accès total

• Accès total lecture seule

• Accès planning - Paie et notes de frais en lecture seule

• Accès planning - Paie et notes de frais non visibles

• Accès total hors paie et notes de frais

• Web - Lecture seule

• Web - Chef(fe) d'équipe

• Web - Directeur(trice) de production

• Web - Assistant(e) de production

Utilisateurs web

Les utilisateurs web sont les utilisateurs qui sont paramétrés pour accéder au site web PayTime. A ne pas confondre avec les salariés qui ont accès l'application mobile.

Ils se divisent en 3 catégories:

• Chef(fe)s d'équipe

• Directeur(trice) de production

• Assistant(e) de production

L'onglet Utilisateurs web se divise en 3 parties:

• La zone de sélection d'un utilisateur web et les fonctionnalités associées

• Les codes CNC affectés à l'utilisateur sélectionné

• Les salariés exclus pour l'utilisateur sélectionné

Pour créer un Chef d'équipe, utilisez le bouton d'ajout puis sélectionnez dans la liste le(s) salariés(s) à créer comme chef(s) d'équipe.

Pour créer un dir. prod., utilisez le bouton puis sélectionnez dans la liste le(s) salariés(s) à créer comme dir. prod. Le système vous proposera de créer un dir. prod. avec des droits étendus qui lui permettront, sur le site web, de modifier les données avec les mêmes droits qu'un admin. de prod.

Pour le moment, merci de contacter le support pour créer un(e) assistant(e) de production.

Le bouton vous permet de visualiser l'ensemble des utilisateurs web, leur rôle, clé de licence, date envoi de l'invitation à utiliser le site web... Le bouton en bas à droite de la fenêtre envoie un email avec leurs identifiants aux utilisateurs web sélectionnés.

Pour chaque utilisateur web créé, vous pouvez gérer la liste des codes CNC qui leurs sont affectés. Ces codes CNC donnent accès, pour l'utilisateur web concerné, à tous les salariés qui sont référencés sous le même code CNC.

Vérifiez que le chef d'équipe, outre les codes CNC de son équipe, a bien son propre code CNC dans la liste des codes CNC affectés à l'utilisateur web qui lui correspond.

Et si vous souhaitez exclure un salarié, c'est à dire qu'un salarié ne soit pas visible par l'utilisateur web concerné, vous devez l'ajouter à la liste des salariés exclus.

Merci de vous référer à la documentation sur l'utilisation des grilles si vous ne savez pas comment sélectionner, ajouter ou encore supprimer des lignes d'une grille.

Cliquez sur le bouton pour visualiser tous les salariés de l'utilisateur web sélectionné. Cette liste inclue donc les salariés de chaque code CNC qui lui est lié, moins les salariés qui sont exclus. Depuis cette fenêtre, vous pouvez également exclure plusieurs salariés en les sélectionnant et en cliquant sur le bouton "Exclure les salariés sélectionnés" au bas de la fenêtre.

Tags

Un Tag (ou étiquette) est un mot-clé que l'on associe à un élément (salariés, dépenses, factures) pour mieux l'identifier ou le classer.

Cela permet de regrouper des éléments similaires ou de faciliter la recherche de contenu en lien avec ce mot-clé.

Pour gérer vos tags, cliquez sur Projet / Gestion des tags. Dans cette fenêtre vous trouverez les tags existants, que vous pourrez modifier. Vous pourrez également créer de nouveaux tags ou en supprimer.

Attention, si vous supprimez un tag, il disparaîtra des salariés, dépenses et factures auxquels ils serait relié. Vous pouvez vérifier dans les colonnes correspondantes de la grille son utilisation avec les différents modules.

Les tags sont accessibles sur l'application Desktop ainsi sur le site web en lecture seule à des fins de filtre dans les grilles. Ils ne sont pas utilisables dans l'application mobile.

Branches

Cet onglet vous permet de changer l'ordre d'affichage des branches par défaut, en renseignant votre propre ordre.

Cela vous permettra de trier le planning ou la paie suivant l'ordre que vous aurez défini plutôt que l'ordre alphabétique du nom des branches.

Alertes plafonds

Vous pouvez gérer ici le nombre d'heures des plafonds pour chaque code CNC.

Une alerte apparaîtra sur la fiche salarié lorsque le nombre d'heures dépasse le plafond.

Feuille heures

Vous retrouvez ici tous les paramètres concernant la production des feuilles d'heures hebdomadaires.

Pour afficher les montants, cochez la case correspondante.

Vous pouvez décider de ne pas rendre disponibles les feuilles d'heures hebdomadaires sur l'application mobile en décochant la case à cocher concernée.

Si cette case est cochée, la feuille d'heures apparaîtra sur l'application mobile dès qu'un calcul de paie est généré, sans tenir compte du verrouillage et/ou de la validation du dir. prod.

Vous pouvez également cocher la case "Heures supplémentaires (arrondies à la 1/2h supp.)" si vous ne souhaitez pas afficher la ligne "Heures supplémentaires (arrondies à la demi-heure supérieure)" sur les feuilles d'heures. Le total des heures supplémentaires sera quand même visible dans la grille paie de la feuille d'heures.

Par défaut, toutes les colonnes sont visibles. Décochez celles que vous ne souhaitez pas voir apparaître, même si elles sont calculées dans la paie.

Vous avez la possibilité d'importer la signature à apposer sur le feuille d'heure en cliquant sur le dossier jaune:

Pour ne plus afficher la signature, il suffit de la supprimer en cliquant sur la croix rouge.

Renseignez également si nécessaire le nom du signataire et son poste.

App. & Web

Cet onglet donne accès au paramétrage de l'application mobile et du site web.

Notes de frais

Cet onglet est accessible aux projets qui utilisent le module Notes de frais.

Après avoir renseigné vos codes comptable d'imputation TVA (3 disponibles), les 2 cases à cocher "Afficher colonne 'Récupérable'..." et "Afficher colonne 'Détail'..." permettent d'afficher / masquer les colonnes correspondantes dans la ventilation par compte de la fenêtre d'édition d'une dépense:

Dans la section "Application et web" vous retrouvez toutes les options qui permettent de personnaliser, en fonction du contexte de votre projet, l'affichage ou non de certaines données, ou bien d'activer ou de désactiver un certain de nombre de fonctionnalités.

Les 2 champs suivants permettent de définir le format des noms de dossiers (ou 'répertoires' sous Windows) et des fichiers lors de la récupération des PDF justificatifs sur votre poste. Vous pouvez personnaliser ces noms en utilisant une convention d'écriture ou 'nomenclature' spécifique.

Cette nomenclature fonctionne comme un publipostage sous Word: vous choisissez un champ disponible qui correspond à des données dans PayTime, et c'est la valeur du champ qui sera utilisée dans le nom du dossier ou du fichier. Pour identifier ce champ on l'écrit entre crochets, afin de le différencier d'un texte libre.

Les champs disponibles sont [nom], [prenom], [reference], [projet] pour un nom de dossier, et on ajoute [fournisseur] pour un nom de fichier.

Par exemple, la nomenclature 'FIC - [nom]_[prenom] - Réf-[reference]' créera, lors de la récupération des pièces justificatives, des noms de fichiers comme 'FIC - Abricot_Prune - Réf-NDF0001.pdf'.

Vous pouvez combiner du texte libre (dont des espaces) et plusieurs champs PayTime.

Attention, la nomenclature utilisée pour les noms de dossiers et de fichiers est différente de celle utilisée pour les libellés de l'export Louma (voir ci-après).

La section 'Ordre des colonne pour l'export LOUMA' vous permet de personnaliser l'ordre dans lequel les colonnes PayTime sont exportées au format Excel. Pour ne pas exporter une colonne, ne renseignez pas de numéro d'ordre.

Les numéros d'ordre doivent commencer par 1 et être consécutifs, puisque l'export Excel vers Louma ne doit pas contenir de colonne vides.

Pour les différents libellés (écriture Tiers et TVA, écriture et numéro de pièce), vous pouvez soit utiliser un format préétabli à sélectionner dans la liste déroulante, soit créer votre propre nomenclature. Si vous avez renseigné une nomenclature, c'est elle qui sera utilisée par le système.

Les champs disponibles sont listés quand vous cliquez sur le en face du libellé concerné.

La nomenclature ici diffère de celle utilisée pour les noms de dossiers et de fichiers:

• Pour ajouter un champ PayTime de la liste, vous devez l'écrire avec Gauche ou Droite et indiquer la longueur désirée après un point-virgule. Par exemple pour ajouter les 3 premiers caractères du nom du salarié, vous écrirez Gauche(nom;3). Si vous souhaitez prendre l'intégralité du nom, saisissez une longueur qui couvrira l'ensemble des cas possibles.

• Pour ajouter un espace saisissez [sp], car les espaces ne sont pas pris en compte tels quels.

Le bouton en haut à droite vous permet de suivre en temps réel votre facturation.

Factures

Cet onglet est accessible aux projets qui utilisent le module Factures.

Le paramétrage des factures est assez similaire avec celui des notes de frais. Afin d'alléger cette section, merci de vous y référer pour le détail des différents paramètres disponibles. La liste des champs disponibles pour la nomenclature des dossiers, fichiers et libellés d'écriture diffère cependant, cliquez sur le en face du libellé concerné pour plus d'informations.

Les factures peuvent soit être créées manuellement depuis le point de menu Factures de l'application PC, soit depuis le point de menu Factures du site web, soit en créant un flux de réception automatique depuis une adresse e-mail.

Acquisition automatique des factures

Pour mettre en place le flux de réception automatique des factures, il faut :

• Renseigner l'adresse e-mail où vous recevez vos factures dans le champ "Email pour la réception automatique des factures"

• Mettre en place une règle de transfert automatique de vos emails entrants à cette adresse vers l'adresse [e-mail]

En fonction de votre fournisseur de messagerie, le paramétrage de transfert peut être différent. Nous détaillerons ici le fonctionnement pour Gmail.

Pour effectuer une redirection automatique de vos emails depuis Gmail vous devez :

• Déclarer une adresse email de transfert ([e-mail]). Cette action nous enverras un email d'accord pour le transfert.

• Créer une règle de transfert automatique vers cette adresse ([e-mail])

Dans votre boite Gmail, cliquez sur la roue crantée (en haut à droite) puis sur "Voir tous les paramètres".

Naviguez sur l'onglet "Transfert et POP/IMAP" et cliquez sur "Ajouter une adresse de transfert"

Renseignez l'adresse [e-mail] dans la fenêtre de saisie et suivre les instructions.

PayTime recevra alors une demande de validation. Une fois cette demande validée, vous pourrez mettre en place le transfert :

• Soit en indiquant un transfert automatique vers l'adresse [e-mail] (nous vous conseillons d'activer l'option de "conserver la copie originale dans la boite de réception")

• Soit en créant un filtre, ce qui vous permettra de définir des règles plus fines (n'inclure que les messages avec pièces jointes par exemple)

• 

Dès qu'une facture sera envoyée sur l'adresse email que vous avez déclarée dans les paramètres de l'application PC PayTime, une copie sera transférée à l 'adresse [e-mail].

Un flux récupèrera alors la ou les factures en pièces jointes, et elles seront traitées (via OCR) et enregistrées. Vous pourrez alors les retrouver dans votre point de menu Factures.

Vous trouverez les explications pour qu'une facture soit automatiquement rattachée à un fournisseur ici.

Enfin, vous pouvez aussi transférer manuellement les factures à [e-mail] depuis l'adresse déclarée en paramètre, elles seront traitées de la même manière.

Contrats

Vous renseignez ici les données URSSAF employeur pour la création du fichier DPAE et/ou l'envoi DPAE à l'URSSAF.

La liste déroulante "Signataire contrats" indique quel salarié appose sa signature sur le contrat au titre de la production.

Le "Sender ID" est fourni à titre indicatif. C'est le code de votre projet chez notre fournisseur de signature électronique. Cet ID n'est pas modifiable car il est créé par nos services lors de l'initialisation de votre projet, si vous avez souscrit au module Contrats.