Foire Aux Questions

Vous trouverez ici les questions les plus courantes posées sur la configuration ou l'utilisation des différentes applications de la suite PayTime. N'hésitez pas à utiliser le champ de recherche.

Divers

Puis-je utiliser PayTime Desktop sur MacOs ?

Oui, en utilisant Parallels Desktop.

Comment installer PayTime DeskTop ?

Télécharger le Setup ici: Lien de téléchargement.

Double-cliquez sur le fichier setup.exe téléchargé. Une fois l'application installée, vous pouvez supprimer le fichier setup.exe

Dans les grilles, il me manque des lignes.

Quand vous enregistrez une présentation de grille, cela enregistre la position des colonnes, mais aussi les tris et filtres actifs. Vérifiez que vous n'avez pas de filtre actif.

Pourquoi je ne peux pas supprimer une section, un code du plan comptable, une statistique... ?

Par sécurité, on ne peut supprimer des données que si elle ne sont affectées à aucune dépense, facture, contrat etc...

Comment supprimer une sélection dans une liste déroulante ?

Si la liste déroulante accepte les valeurs nulles, appuyez simultanément sur CTRL et la touche "suppr".

Je n'arrive pas à me connecter au site web ou à l'application mobile

Attention à ne pas confondre clé de licence, code salarié et code de validation.

La clé de licence est utilisée pour se connecter au site web PayTime.

Le code salarié est un code à 6 chiffres utilisé pour vous connecter à l'application mobile. Il est automatiquement généré par le système au moment de la création d'un salarié. Ce code doit être saisi, avec l'adresse email renseignée dans PayTime, lors de l'ajout d'un nouveau projet à l'application mobile.

Le code de validation est envoyé à votre adresse email lorsque vous avez saisi la clé de licence sur le site web ou le code salarié sur l'application mobile. Ce code est valide 10 minutes. N'oubliez pas de vérifier vos spams.

Projet

Gestion de la journée de solidarité ?

Un pourcentage est prélevé sur la paie pour la journée de solidarité.

Gestion du prorata ?

Proratisation des heures : calcul des heures au prorata quand la semaine n’est pas complète (hors extras)

• Proratisation décochée => prorata du salaire + complément (calcul rapporté à l’heure)

• Proratisation cochée => prorata du salaire + prorata des heures (calcul rapporté à l’heure). Proratisation des bornes des heures sup – pas d’arrondi des heures sup.

Qu’est-ce qu’un « utilisateur » ?

Liste des personnes ayant accès au projet en consultation ou modification.

Rôles :

• Accès restreint : ne peut pas créer de nouvelle période

• Accès total : accède à toutes les fonctionnalités du projet

• Lecture seule : ne peut enregistrer aucune modification dans le projet

Comment gérer les « double continues » ?

Paie de 2 pauses dans la même journée en cas de travail continu le matin et l’après-midi. Si non coché, une seule pause par jour est payée en cas de travail continu.

Pourquoi les imports Excel (plan comptable, sections, statistiques...) ne fonctionnent pas ?

Il vous faut :

• respecter l'ordre exact et le nombre de colonnes de la grille que vous souhaitez importer

• vérifier qu'il n'y a pas de colonnes masquées ni avant ni entre les colonnes demandées

• vérifier que les données à importer sont dans le 1er onglet du fichier Excel

• vérifier que la 1ère ligne correspond à l'entête des colonnes

Remarque pour le plan comptable: il n'y a pas de restriction sur le nombre de chiffres du compte

Dans une grille, comment voir tous les regroupement d'un coup ?

Pour ouvrir tous les regroupements sur une grille : clic droit en haut dans le bandeau des regroupement "Tout ouvrir"

Comment afficher un total sur un regroupement dans les grilles ?

Dans tous les tableaux, vous pouvez choisir d’afficher les informations de calcul de groupe au niveau de l’entête de groupe, et plus seulement sur le pied de page du groupe une fois ouvert.

Pour cela : clic droit sur le nom du champ regroupé (en haut à gauche de la grille).

Choisir « Modification du groupe résumé… »

Ensuite sélectionner le champ à calculer et le type de calcul : max, min, moyenne ou somme selon le type du champ, et cocher Total pour un count.

A quoi sert la fonctionnalité « Heures non saisies » ?

Menu Planning / Heures non saisies

La liste est basée sur les salariés qui ont une heure de PAT saisie sur la journée mais pas d'heures déclarées.

La journée en cours y apparaît à partir de 18h.

Gestion des Tags dans PayTime ?

• Création des tags : éditer projet

• Ajout en masse des tags : liste salariés - icone en haut à droite

• Ajout unitaire : sur la fiche salarié

Salariés

Je ne retrouve pas mes salariés ?

Vérifier qu'ils ont bien été rattachés à la période.

Comment faire si un salarié change de code CNC ?

Quand un technicien change de poste on peut :

• changer le code CNC directement dans sa fiche. Dans ce cas toutes ses feuilles d’heures auront le nouveau code CNC (y compris si on lui renvoie une feuille d’une période déjà passée)

• créer une nouvelle fiche. Mais dans ce cas il faudra lui renvoyer l’invitation à télécharger l’application mobile car il aura un nouveau code pour se connecter.

Notes de frais

Est-il possible que la déco ait accès à la liste des décors ?

Il n'y a actuellement pas d'endroit spécifique où saisir la liste des décors dans PayTime (mais c'est prévu).

Ce qu'il est possible de faire :

• Sur le site Web le chef d'équipe peut utiliser la colonne "ma classification" pour mettre les numéros de décors (ou ce qu'elle veut). C'est une colonne en saisie libre (pas de liste déroulante). Cette information n'est pas accessible sur l'appli mobile.

• Si les axes analytiques "Statistique" ou "Section" ne sont pas utilisés, ils peuvent servir pour les décors. L'adm de prod peut les renseigner avec la liste des décors (dans l'appli PC - possibilité d'importer une liste Excel ou de les créer à la main) et donner accès à cette liste au chef d'équipe sur le site web (dans Projet / Paramètres Projet / Notes de Frais : permettre la modification 'Section' /'Statistique' par le CE sur le web). Les chefs d'équipe auront alors accès à la liste déroulante sur le web. Cette liste ne peut être mise à jour que depuis l'appli PC (donc par l'admin de prod). Cette information n'est pas accessible sur l'appli mobile.

• Si le département Déco est important, il est possible de créer un 2ème projet PayTime dédié à la Déco. Dans ce cas la liste déroulante des "Types de dépenses" pourra être utilisée pour la liste des décors, et donc accessible depuis le web et l'appli mobile. Dans ce cas les salariés de la déco seront dans un projet à part et leurs paies ne seront pas accessibles depuis le projet principal.

J'ai un message d'erreur quand je fais mon export Excel / Mon export Excel n'est pas comme je l'ai paramétré

Vérifiez le paramétrage de votre export dans Projet / Paramètres projet / Notes de frais

• L'ordre des colonnes est-il correct ? Vous pouvez laisser des vides pour ce que vous ne souhaitez pas voir apparaître dans votre fichier Excel, mais vérifiez bien que les numéros saisis se suivent.

• Avez-vous bien paramétré les libellés d'écriture et/ou numéro de pièce ? - Vérifiez la liste des champs disponibles en cliquant sur les petits "i" à côté des libellés. - Veillez également à les écrire tel qu'ils apparaissent dans la liste (sans accent ni espace) - Pour mettre un espace dans le libellé utilisez : [sp] - Il faut obligatoirement écrire "Gauche" ou "Droite" ainsi qu'un nombre de caractères à prendre en compte pour les données

Planning

Pourquoi le calcul des anticipées est plus élevé que ce que j'ai calculé ?

Le calcul des heures anticipées inclus les heures de transport. Si vous ne voulez pas tenir compte du temps de transport dans le calcul des heures anticipées, allez dans Projet / Paramètres Projet et cochez : " Anticipées sans le transport".

Pourquoi le calcul des heures de nuit est plus élevé que ce que j'ai calculé ?

Le calcul des heures de nuit inclus les heures de transport. Si vous ne voulez pas tenir compte du temps de transport dans le calcul des heures de nuit, allez dans Projet / Paramètres Projet et cochez : " Nuit sans le transport".

Notion de « tournage » ?

Semaine de tournage. Salaires avec heures d’équivalence le cas échéant.

Heures supplémentaires différées ?

Cocher si la semaine est coupée en 2 et que le calcul des heures supplémentaires doit se faire sur la période suivante (fin de la semaine)

A quoi sert la fonction « Copie journées de travail » ?

Permet de copier les heures déclarées (et non validées) et les heures de repas pour une sélection de techniciens, en choisissant la période de référence.

Paie

Pourquoi les feuilles d'heures hebdomadaire sont vides ?

Vous devez d'abord calculer la paie pour les salariés concernés.

Pourquoi les montants n'apparaissent pas sur la feuille d'heures hebdomadaire, notamment les primes ?

Vous n'avez pas coché la case "Afficher montants sur feuilles d'heures hebdo." dans l'onglet "Feuilles d'heures" des paramètres de votre projet.

Comment voir si on a oublié de calculer des paies sur une période ?

• Planning : vérifier s'il y a des heures déclarées non validées. Dans ce cas il y a un point d'exclamation rouge en haut du planning. Faire un double filtre : heure début déclarée non nulle et heure début validée nulle.

• Paie : vérifier s'il y a des salariés qui ont des heures validées mais pour qui on n'a pas lancé le calcul de la paie. Verrouiller toutes les paies déjà calculées puis lancer un calcul global sur tous les salariés (flèche verte tout à droite). Le calcul se lance sur toutes les lignes du planning qui ont des heures validées. Les paies déjà calculées sont verrouillées donc en vert et non recalculées. Les nouvelles paies apparaissent en blanc.

Ecart planning / paie : "Pourquoi ai-je 1:05 d'heures anticipées dans le planning et 1.08 dans la paie ?"

Le planning affiche des heures, la paie affiche des nombres décimaux.

Exemples : 1h05 ⇒ 1,08 ou 1h15 => 1,25

Erreur de paie ?

• Les heures ont-elles été validées ?

• Semaine incomplète : la paie de début de semaine doit être lancée avant la paie de fin de semaine.

• Vérifier le salaire renseigné.

Gestion des jours fériés et des dimanches ?

Au niveau du projet, choix d’inclure ou non les heures des jours fériés non travaillés et des jours de récup dans le nombre d’heures travaillées.

• Jour férié = Travail effectif : si coché, le nombre d’heures d’un jour férié non travaillé compte dans le travail effectif de la semaine (pour calcul des heures sup)

• Jour récup. = Travail effectif : si coché, le nombre d’heures d’un jour de récup. compte dans le travail effectif de la semaine (pour calcul des heures sup)

Gestion des jours fériés et des dimanches ?

Au niveau du projet, choix d’inclure ou non les heures des jours fériés non travaillés et des jours de récup dans le nombre d’heures travaillées.

• Jour férié = Travail effectif : si coché, le nombre d’heures d’un jour férié non travaillé compte dans le travail effectif de la semaine (pour calcul des heures sup)

• Jour récup. = Travail effectif : si coché, le nombre d’heures d’un jour de récup. compte dans le travail effectif de la semaine (pour calcul des heures sup)

Règles de calcul des jours fériés et des dimanches ?

Jour férié : indicateur renseigné manuellement

Dimanche : vérifié automatiquement sur la date

• Indemnités jour férié ou dimanche

  • Heures férié ou récup. (nb heures)

• si indemnités sans horaires de travail : ces heures comptent dans le nombre d’heures travaillées si la case est cochée au niveau du projet (cas d’un jour férié non travaillé ou d’un jour férié ou dimanche récupéré semaine suivante)

• si indemnités + horaires de travail le même jour : les heures d’indemnités ne comptent pas dans le nombre d’heures travaillées (cas d’un jour férié ou d’un dimanche travaillé qui ne sera pas récupéré)

• Majoration jour férié travaillé (100%) déduction faite des équivalences

Gestion des jours non travaillés ?

• Saisie de 7 h dans heures fériées ou récup

• Prise en compte des 7 heures dans le nombre d’heures de la semaine, pour calcul des indemnités et majorations

Gestion des jours « travaillés » ?

• Saisie des heures de travail

• Majoration de 100% sur ces heures travaillées (moins le ratio d'équivalences)

• Si récupéré : saisie de 7h la semaine suivante dans Heures férié ou récup. Ces heures seront comptées dans le temps de travail de la semaine.

• Si non récupéré : saisie de 7h dans Heures férié ou récup du jour concerné. Ces heures ne sont pas comptées dans le nombre d’heures de la semaine.

Gestion des jours de repos ?

Au niveau du planning, case à cocher « repos » : permet de compter une journée travaillée sans heures.

Exemple : si le technicien a fait ses heures sur 4 jours mais qu’elles doivent être comptées sur 5 jours.

Définition des heures de nuit ?

Article VI.10 de la convention.

Horaires pour la production de fiction :

• 20 h à 6 h en hiver (du 21 décembre au 20 mars)

• 22 h à 7 h le reste de l’année

Majoration :

• 25 %

• 50 % pour les salariés des fonctions suivantes : dessinateur en décor, 2ème assistant décorateur, régisseur d’extérieur, accessoiriste, chef d’équipe décor, constructeur de décor, menuisier traceur toupilleur de décor, staffeur de décor, peintre en lettre/ en faux bois de décor, maçon de décor, peintre de décor, métallier / serrurier / mécanicien de décor, tapissier de décor, électricien déco / machiniste déco, rippeur, assistant décorateur adjoint, chef électricien, chef machiniste, conducteur de groupe, blocker / rigger, électricien / éclairagiste, machiniste

Définition des heures anticipées ?

Article VI.3.1.2 de la convention.

Repos minimal quotidien : 11 heures.

A la différence du cinéma le repos ne peut aller en-deçà de 9 heures. Pour supprimer ou modifier le plafond des 9 heures, il faut aller dans Paie / Majorations et modifier la borne inférieure de la « majoration heures anticipées »

Gestion de la pause continue ?

Pour paramétrer la pause à 20 minutes aller dans le menu haut Paie / Majorations : mettre dans le taux des heures continues : 1,333333

Quelles sont les fonctions spécifiques ?

• dessinateur en décor

• 2ème assistant décorateur

• régisseur d’extérieur

• accessoiriste

• chef d’équipe décor

• constructeur de décor

• menuisier traceur toupilleur de décor

• staffeur de décor

• peintre en lettre/ en faux bois de décor

• maçon de décor

• peintre de décor

• métallier / serrurier / mécanicien de décor

• tapissier de décor

• électricien déco / machiniste déco

• rippeur

• assistant décorateur adjoint

• chef électricien

• chef machiniste

• conducteur de groupe

• blocker / rigger

• électricien / éclairagiste

• machiniste

Comment est calculée la durée d’une journée de travail ?

(Heure fin validée – heure début validée) - (heure fin de repas – heure début repas) - heures de pause + temps de transport au-delà de 2h

Comment est calculée l’amplitude journée de travail ?

(Heure fin validée – heure début validée) + temps de transport au-delà de 2h + temps de transport total

Définition de la durée de tournage ?

Heure fin de tournage – PAT de la grille prévisionnelle

Gestion des heures de voyage ?

En dessous de 7h, les heures de voyage sont des heures de transport, comptées comme du temps de travail effectif.

Au-delà de 7h, les indemnités sont calculées selon 3 tranches.

Les tranches sont paramétrées dans la table de indemnités, mais PayTime ne fait pas le calcul. Le montant doit être saisi dans « montant indemnités voyage ».

Note : PayTime pourrait effectuer le calcul mais il faudrait préciser qu’il ne faut saisir que les heures de voyage au-delà des 7h par exemple, pour qu’il n’y ai pas de confusion. De plus les 7 premières heures sont du temps de travail effectif seulement si elles sont dans les horaires de travail.

Gestion du repos hebdomadaire ?

• Cinéma : 48h+10h ou 24h+10h (article 26). ATTENTION PayTime ne gère pas le fait que le dernier jour de la semaine se termine avant ou après minuit. Si le dernier jour de la semaine se termine avant minuit, il ne faudrait calculer que 24h ou 48h. Modifiable dans Paie / Majorations / HEURES_REPOS_HEBDO. L'article 26 dit : "si le travail se termine au-delà de 24 heures, le dernier jour de la semaine de travail, un repos compensateur de 10 heures au minimum suivra la fin du travail. Le repos sera lui-même suivi de 48 heures de repos hebdomadaire." ou 24h pour la Province.

• Télévision : 24h + 11h minimum 24h + 9h (article VI.3.2.2) "repos hebdomadaire d'au moins 24 heures consécutives, auxquelles s'ajoutent 11 heures consécutives de repos quotidien. [...] Le salarié pourra voir son repos hebdomadaire réduit de fait à 24h consécutives additionnées de 9 heures au lieu de 11h."

Pourquoi les modifications des modalités de calcul du salaire n’impactent pas le calcul de la paie ?

Le salaire a été modifié dans la fiche salarié mais ne change pas sur la paie => relancer le calcul de la paie.

Majoration du salaire pour les EXTRA ?

• En cinéma : le salaire à saisir est hors 25% (ils sont ajoutés au moment du calcul de la paie)

• En télévision : le salaire à saisir inclue les 25%

Gestion du plafond de la paie et des anticipées ?

Plafond paie = 2H anticipées / jour : seulement en TV pas cinéma

Gestion des semaines incomplètes – Intégration Xotis ?

PayTime décompose les heures simples et les heures à 25% / Xotis intègre dans les heures simples 0,8 HS à 25 % par jour comprises dans les 39h hebdo: 39H => 7H + 0,8 HS 25%

Pour saisir les heures dans Xotis enlever 0,8 HS 25% par jour travaillé (sur la totalité de la semaine si elle est coupée en 2) aux heures calculées par PayTime.

XOTIS :

• saisie au jour : 2 jours => 2 x 8h + HS 25% etc… (39h équivalent à 40 heures simples => 8h / jour)

• saisie au prorata : 0,4 semaine => 2 x 7,8h (= 2x7 h + 2x0,8 HS 25%) => dans ce cas il faut déduire des HS 25% calculées par PayTime 0,8h / jour qui sont inclus dans les 39h hebdomadaires (35h + 5 x 0,8 HS à 25%)

Gestion des semaines incomplètes – Calcul ?

Quand la semaine n'est pas complète et que proratisation est coché dans le projet, le calcul se fait au prorata.

• Heures payées = heures forfait * nb jours / 5 (ex : 43 * 4/5)

• Heures travaillées = heures d'équivalence * nb jours / 5 ( ex 46 *4/5)

En dessous : salaire minimum garanti => proratisation du salaire sans calcul détaillé.

Au-dessus : calcul au prorata décomposé en heures simples / HS 25% etc...

ATTENTION : les heures sup de 35 à 39 heures sont mises dans les HS 25 et non dans les heures simples. Ce qui correspond à 0,8 heures par jour travaillé. Pour la saisie dans Studio elles doivent être déduites (cf. ci-dessus)

Exemple sur 2 jours travaillés - forfait 43h / 46h (soit sur 2 jours : 17,20 h / 18,40 h):

PAYTIME : Heures normales : 2*7 = 14h / HS 25% : 3,2h / HS 50% : 2h

STUDIO saisie au prorata : 0,4 semaine => 2*7,8 = 15,6h / HS 25% : 1,6h / HS 50% : 2h

Gestion des heures continues ?

• si payée : + 1/2 h de salaire et pas de temps de travail en plus

• si non payée : PayTime n'ajoute pas automatiquement de temps de travail. Il faut modifier le planning manuellement pour insérer 1/2h qui sera payée et comptée comme du temps de travail (ex : en fin de journée, en début de journée, sur la pause déjeuner, etc...). La gestion à la main permet de placer la pause au meilleur moment pour ne pas générer de majoration le cas échéant.

• en TV pour mettre 20 minutes => Paie / Majoration. Passer le taux des heures continues à 1,333333

Comment nous pouvions prendre en compte les temps de pauses au milieu d'une journée afin que le calcul de l'amplitude horaire soit ajusté ?

Vous pouvez utiliser les champs « heure début pause » et « heure fin pause » du planning. Ils impactent l’amplitude de la journée et le calcul des continues, heures de nuit, etc…

Si vous avez juste besoin que cela impacte l’amplitude horaire, il y a la colonne « heures pause » qui permet de saisir un temps de pause. Mais dans ce cas il n’impactera pas le calcul des continues ou des heures de nuit.

Heures (continues, anticipées, repos, amplitude, etc...)

Définition des heures supplémentaires ?

Article VI.8 de la convention.

• 25 % pour les 4 premières heures pour les salariés sous CDD d’usage

• 25 % à compter de la 5ème heure sup et jusqu’à la 9ème

• 50 % à compter de la 9ème heure sup

• 100 % à compter de la 13ème heure pour les salariés des fonctions suivantes : dessinateur en décor, 2ème assistant décorateur, régisseur d’extérieur, accessoiriste, chef d’équipe décor, constructeur de décor, menuisier traceur toupilleur de décor, staffeur de décor, peintre en lettre/ en faux bois de décor, maçon de décor, peintre de décor, métallier / serrurier / mécanicien de décor, tapissier de décor, électricien déco / machiniste déco, rippeur, assistant décorateur adjoint, chef électricien, chef machiniste, conducteur de groupe, blocker / rigger, électricien / éclairagiste, machiniste 100% au-delà de la 47ème heure (à partir de la 48ème heure débutée, soit borne inférieure à 47,00)

Comment est calculé la pause continue ?

• la pause continue est calculée sur les heures déclarées / validées moins le repas, moins la pause (heure début pause et heure fin pause). Ce calcul déclenche le paiement d'une indemnité sans modifier les heures du planning ni le temps de travail.

• Audiovisuel : pour que la pause rentre dans le travail effectif sans déclencher de majorations supplémentaires (on additionne juste 20 ou 30 minutes au temps de travail et donc aux heures payées - pas de calcul d'heures sup ou de nuit sur ce temps) il faut cocher au niveau du planning "continue temps de travail" et cocher "continue non payée" pour ne pas payer d'indemnité continue.

• Cinéma : la plupart du temps les pauses sont rémunérées mais non prises. Si besoin l'admin ajoute 30 minutes au planning à l'endroit qui l'arrange, pour ne pas déclencher de majorations (heures de nuit, anticipées) supplémentaires.

• Si la pause est réellement prise : saisie des heures de début et de fin de pause dans le planning (possible via la mise à jour multiple car souvent la pause est la même pour tout le plateau) + vérifier qu'au niveau du projet l'option "calculer la pause continue sans tenir compte des heures de pause saisies" est bien coché.

• Paramètres projet "calculer les continues sans tenir compte des heures de pause saisies" : cochée par défaut en cinéma car dans la convention cinéma la pause est prise et indemnisée. Décochée par défaut en audiovisuel car la pause n'est pas indemnisée dans la convention (dans les faits elle est souvent indemnisée comme en cinéma).

Amplitude et heures anticipées ?

Les heures anticipées tiennent compte du transport car elles sont calculées sur l'amplitude de la journée de travail qui inclue le transport (articles 27 et 35 de la convention)

Comment gérer les heures continues ?

2 modes :

• "heures non payées" décoché => indemnité continue. Par défaut 1/2h de salaire simple (durée modifiable dans Paie > Indemnités). Pas d'impact sur les horaires ni le temps de travail.

• "heures non payées " coché => aucune action automatique de PayTime. Ajouter manuellement 30 minutes au temps de travail (début, milieu ou fin de journée) pour payer la pause et l'intégrer au temps de travail

Une option au niveau du projet (menu gauche : Projet > éditer projet) permet de cocher ou décocher par défaut les heures continues pour tout le film, à chaque création d'une nouvelle période. Les heures continues restent toujours modifiables par la suite.

Gestion des heures anticipées et du repos hebdomadaire ?

Heures anticipées : calcul automatique des heures anticipées (semaine) et du repos hebdo (week-end)

Heures repos hebdomadaire : saisie manuelle

Au niveau du planning et de la paie du salarié.

Comment fonctionnent les heures anticipées et de repos hebdomadaire ?

• Calcul automatique des heures anticipées

  • Calcul du nombre d’heures entre : (l’heure de fin validée (ou déclarée si validée vide) la veille + le nombre d’heures de transport du soir) - (l’heure de début validée (ou déclarée si validée vide) du jour - le nombre d’heures de transport du matin)

  • Les bornes sont saisies dans la table des majorations (HEURES_ANTICIPEES). Par défaut :

    • pour le cinéma la borne inférieure est à 0h et la borne sup. à 11h

    • pour la TV la borne inférieure est à 9h et la borne sup. à 11h. Pour enlever la liite des 9h, modifier dans Paie / Majoration / HEURES_ANTICIPEES : mettre 0 au lieu de 9 dans la borne inf.

  • Dans le planning : affichage du nombre d’heures anticipées en-deçà de la borne inférieure, sans plafond.

  • Dans la paie : le nombre d’heures anticipées est plafonné à 2h, selon la convention collective du cinéma. Pour supprimer ou modifier ce plafond, il faut modifier la borne inférieure de la « majoration heures anticipées » dans Paie / Majorations.

• Calcul automatique des heures de repos hebdomadaire :

  • Calcul du nombre d’heures entre : (l’heure de fin validée (ou déclarée si validée vide) du dernier jour de la période précédente + le nombre d’heures de transport du soir) - (l’heure de début validée (ou déclarée si validée vide) du lundi - le nombre d’heures de transport du matin)

  • Les bornes sont saisies dans la table des majorations (HEURES_REPOS_HEBDO pour 5 jours travaillés et HEURES_REPOS_HEBDO_PROVINCE pour 6 jours travaillés).

  • Dans le planning : affichage du nombre d’heures de repos hebdo en-deçà de la borne inférieure, sans plafond.

  • Dans la paie : le nombre d’heures de repos hebdo est plafonné à 2h, selon la convention collective du cinéma.

• Si elles ne doivent pas être payées :

  • Récupération anticipées : cocher la case si les heures ont été récupérées.

  • Anticipées non payées : cocher la case si elles ne sont pas payées.

Saisie manuelle des heures repos hebdomadaire ?

Permet de saisir manuellement les heures de repos hebdomadaire ou les heures anticipées.

Dans ce cas, cocher également la case « Anticipées non payées » pour désactiver la paie des heures anticipées ou de repos en calcul automatique.

Majoration 10 heures de tournage ?

Cinéma : calcul des heures de tournage entre PAT réel (ou PAT si PAT réel non renseigné) et heure de fin de journée du planning prévisionnel.

Si plus de 10 heures, la majoration est calculée pour les heures au-delà de 10 heures jusqu’à l’heure de fin validée (et non l’heure de fin de journée du planning prévisionnel)

Qu’est-ce qu’une « journée continue » ?

Cinéma : article 28 « Dans le cas où l’horaire de tournage s’effectue de 12h à 20h, il y aura une pause obligatoire de 1 demi-heure prise au bout de 6 heures de travail continues au plus tard ; cette dure de pause est rémunérée au salaire de base mais n’est pas considérée comme du travail effectif ».

Audiovisuel : article VI.1.4. « Aucun temps de travail quotidien ne peut atteindre 6 heures sans que le salarié bénéficie d’un temps de pause d’une durée minimale de 20 minutes, non décompté dans le temps de travail. Toutefois, lorsque, au cours d’une pause, en raison des circonstances, une intervention du salarié est sollicitée par l’employeur, la durée du temps de pause correspondant est réintégrée dans le temps de travail effectif ».

Calcul des heures de travail ?

• Heures déclarées = heure fin déclarée – heure début déclarée - pause déjeuner - heures de pause en TV - heures de transport matin + soir en TV (article VI.1.2) - heures transport matin + soir si > 2h / jour en CINEMA (art. 32)

• Heures travaillées = heure fin validée – heure début validée - pause déjeuner - heures de pause en TV - heures de transport matin + soir en TV (article VI.1.2) - heures transport matin + soir si > 2h / jour en CINEMA (art. 32)

• Amplitude = heures validées (ou déclarées si validées non renseignées) + transport

• Somme des heures travaillées sur la période = heure fin validée – heure début validée - pause déjeuner - heures de pause en TV - heures de transport matin + soir en TV (article VI.1.2) - heures transport matin + soir si > 2h / jour en CINEMA (art. 32)

Le salarié n'a pas envoyé ses heures mais il n'apparaît pas dans la liste des heures non saisies de la page d'accueil ?

Un salarié apparait dans la liste si :

• l'heure de PAT est renseignée

• les heures "Début déclarée" et "Début validée" ne sont pas renseignées

• aucune heure n'est saisie dans "Heures férié ou récup."

Les heures manquantes du jour sont affichées à partir de 18h.

Gestion des feuilles d’heures ?

Pour envoyer une feuille sans montants, il faut aller dans Projet / Paramètres projet / Feuille d’heures : décocher « Afficher le montant » (1ère ligne).

Puis aller dans Salariés / Feuilles d’heures : sélectionner les techniciens et cliquer sur l’icône « enveloppe » pour envoyer un mail aux techniciens sélectionnés.

Pour garder les feuilles avec le montant il faut d’abord aller cocher « Afficher le montant » dans Paramètres projet.

Puis aller dans Salariés / Feuilles d’heures : sélectionner les techniciens et cliquer sur l’icône « Feuille jaune » en bas à droite pour générer un PDF des feuilles d’heures.

Comment modifier les heures sup pour une utilisation spécifique ?

Modification des majorations d'heures sup pour n'avoir que des heures sup à 50% au-delà de 50 heures.

Majorations

Gestion des majorations ?

Article 36 de la convention cinéma.

Le cumul des majorations de ne dépasser 100% du salaire, heure par heure. Sont à prendre en compte:

• Heures anticipées et repos

• Majoration 10h de tournage

• Heures de nuit

• Heures supp

Le calcul est effectué si au niveau du projet « Plafond majo. 100% salaire » est coché (il est coché par défaut)

Pour les semaines incomplètes avec report du calcul d’heures supp, le calcul des majorations se fait en fin de semaine (pour les forfaits uniquement, le calcul pour les extras étant effectué à la journée).

Modification manuelle de la paie : le calcul du plafond des majorations ne peut plus s’effectuer automatiquement, mais le nombre d’heures à déduire est saisissable à la main dans la paie.

Le nombre d’heures à déduire peut également être saisi manuellement si au niveau du projet « Plafond majo. 100% salaire » est décoché.

Gestion des heures anticipées et du repos ?

Les heures anticipées et de repos hebdomadaire sont calculées à la journée depuis le planning.

Elles sont affectées en début de journée, déduction faite de la pause déjeuner le cas échéant.

Majoration 10h de tournage ?

Les heures de majoration de tournage sont calculées à la journée depuis le planning.

Elles sont affectées en fin de journée (jusqu’à l’heure de fin validée), déduction faite de la pause déjeuner le cas échéant.

Gestion des heures de nuit ?

Les heures de nuit sont calculées à la journée depuis le planning.

Elles sont affectées à la journée suivant le planning (d’abord 50% puis 100% au-delà de 8h la même nuit), déduction faite de la pause déjeuner le cas échéant.

Gestion des heures supplémentaires ?

Les heures supplémentaires sont calculées à la journée pour les extras, en fin de semaine pour les forfaits.

• Pour les extras : elles sont calculées à la journée depuis le planning et affectées en fin de journée, déduction faite de la pause déjeuner le cas échéant.

• Pour les forfaits : elles sont calculées en fin de semaine à partir du calcul effectué pour la paie et affectées en fin de semaine (en remontant le planning à partir de la dernière heure de la semaine), déduction faite des pauses déjeuners.

Comment visualiser les majorations ?

Une grille qui regroupe tous les calculs de majorations par salarié / période / jour / plage horaire est disponible dans un onglet spécifique de la fiche salarié.

Quand sur une même plage horaire le total des majorations dépasse 100%, les données sont affichées en rouge.

Le nombre d’heures déduites (plage horaire * taux dépassant 100%) et le montant (nombre d’heures déduites * salaire horaire) sont affichés dans la paie.

Le nombre d’heures déduite est modifiable dans la paie. Dans ce cas seul le montant est remis à jour en fonction du nombre d’heures. Aucune mise à jour des données majoration n’est effectuée car il n’est pas possible d’affecter un nombre d’heure hebdomadaire sur le détail du planning.

Gestion des semaines incomplètes ?

Pour les semaines incomplètes avec report des heures supp en fin de semaine :

• Sur la 1ère partie de la semaine, le calcul des majorations est effectué (hors heures supp) et mis à jour, mais il n’apparaît pas dans la paie.

• Sur la 2ème partie de la semaine, le calcul des majorations est effectué sur la 2ème partie (hors heures supp) et le calcul des heures supp est effectué sur l’ensemble de la semaine. L’intégralité des majorations à déduire de la semaine apparait sur la paie de fin de semaine. La calcul des majorations est mis à jour pour l’intégralité de la semaine.

Application mobile

Le salarié n'a pas reçu de notification de rappel de saisie de ses heures ?

• Il n'a pas un téléphone Apple

• Il a désactivé les notifications

Un admin. de prod. peut-il être un chef d’équipe, notamment pour faire de la délégation de saisie de notes de frais ?

Si un admin. de prod. souhaite saisir des dépenses pour un autre salarié mais depuis l’application mobile qui permet, elle, de modifier un justificatif tout le temps qu’il n’a été validé par personne, il doit :

• se créer comme chef d’équipe.

• s'affecter en tant que chef d'équipe son propre code CNC et ceux du ou des salariés pour lesquels il souhaite faire de la délégation.

• cocher la délégation de saisie dans sa propre fiche salarié.

Pourquoi le chef d'équipe peut gérer les salariés de son équipe mais pas ses propres données ?

Vérifier que le chef d'équipe, outre les codes CNC de son équipe, a bien son propre code CNC dans la liste des codes CNC affectés à l'utilisateur web qui lui correspond.

Pourquoi le technicien ne peut pas saisir ou modifier ses heures sur l'appli mobile ?

Les heures déclarées ne sont plus modifiables quand :

• Les chef d'équipe ou le Dir. Prod ou l'admin a validé les heures pour ce technicien sur cette journée (la case est cochée dans le planning)

• Des heures validées ont été saisies dans le planning pour ce technicien sur cette journée (colonnes bleues du planning).

• La limite de saisie est dépassée : les heures peuvent être saisies sur l'appli mobile jusqu'au mardi minuit de la semaine suivante.

Si la limite de saisie du mardi suivant n'est pas applicable sur votre projet, vous pouvez l'enlever dans les paramètres du projet en décochant la limite de saisie des heures.

Site Web

Les PDF se téléchargent automatiquement et ne s'affichent pas dans le panneau de droite de visualisation du PDF ?

C’est certainement parce que le navigateur est configuré pour télécharger automatiquement les PDF.

Dans Chrome :

• Ouvrez Chrome

• En haut à droite, cliquez sur Plus (ou 3 petits points). Paramètres.

• Cliquez sur Confidentialité et sécurité puis sur Paramètres des sites.

• Cliquez sur Paramètres de contenu supplémentaires puis sur Documents PDF.

• Cochez « Ouvrir les PDF dans Chrome » (au lieu de « Télécharger les PDF »)

Dans Firefox :

• Ouvrez Firefox

• Outils / Paramètres ou les 3 petits traits en haut à droite / Paramètres

• Général : Fichiers et applications (tout en bas)

• Chercher PDF dans les applications et sélectionner « Ouvrir dans Firefox »

Comment faire pour ne pas voir en permanence toutes les notes de frais / pour n'afficher que les notes de frais en attente de traitement ? Comment faire pour exporter sous Excel les NDF que j'ai traitées ?

Par défaut PayTime vous donne accès à toutes les dépenses / NDF. Il faut utiliser les filtres pour n'afficher que ce qui vous intéresse et enregistrer votre présentation de la grille pour que ces filtres soient actifs chaque fois que vous ouvrez PayTime.

Exemples :

• Pour ne voir que les NDF en attente de traitement, vous pouvez faire un filtre sur les colonnes "Statut CE" et/ou "Statut DP" en ne choisissant que les statuts "en attente" . Puis enregistrer la présentation de la grille.

• Pour faire un export Excel des NDF traitées (par le chef d'équipe et non par l'admin), vous pouvez utiliser la colonne "Ma classification" pour saisir une référence ou une date. Vous n'aurez alors qu'à faire un filtre sur "ma classification" pour faire vos exports Excel au fur et à mesure.

Pour plus d'information sur les filtres sur le web : filtres