Notes de frais
Dernière mise à jour
Dernière mise à jour
Ce module permet aux utilisateurs authentifiés et en fonction des leurs droits :
de créer les dépenses qui vont constituer les notes de frais
de les visualiser
de les modifier
de les valider
La conformité réglementaire du traitement des justificatifs est assurée grâce à une signature numérique et un horodatage CertEurope .
Une dépense peut être créée par un directeur de production ou par un chef d'équipe pour lui-même ou en délégation d'un salarié qui lui est rattaché.
Les champs obligatoires à saisir sont :
Salarié
Date de la dépense
Fournisseur
Montant TTC
Une fois le justificatif chargé, vous pouvez soit remplir les champs manuellement soit lancer l'OCR qui va analyser le document afin de récupérer un certains nombre d'informations.
Vous devez choisir le modèle d'OCR à utiliser en fonction du type de document que vous avez chargé (type reçu / ticket de caisse ou type facture).
L'OCR va préremplir certains champs avec les résultats obtenus. Ces valeurs sont bien évidemment modifiables par l'utilisateur.
Ces champs sont :
La date de la dépense
Le fournisseur
Le montant TTC ainsi que les montants de TVA
En fonction de la qualité du justificatif chargé, de sa mise en page ou de sa lisibilité, les résultats de l'OCR peuvent varier. L'utilisateur se doit de vérifier que les champs préremplis correspondent à ce qui est sur le justificatif.
Outre les champs obligatoires, un certain nombre d'autres informations peuvent être saisies par l'utilisateur. Charge à l'administrateur de production d'indiquer aux utilisateurs ce qu'il souhaite voir apparaître en fonction des besoins de la production.
Les informations disponibles à la saisie lors de la création d'une dépense depuis le web sont :
Le salarié qui a effectué la dépense *
La date de la dépense *
La référence : va permettre de regrouper les dépenses d'un salarié en une note de frais
Le fournisseur *
Le type de dépense : liste déroulante pré-paramétrée et modifiable par l'administrateur de production depuis l'application PC
Nature
Détail
Montant TTC *
TVA 1
TVA 2
TVA 3
Commentaire
Les champs suivis d'une astérisque rouge (*) sont obligatoires.
Vous avez aussi la possibilité d'afficher toutes les informations sur la grille (choix des colonnes).
Pour afficher le justificatif, il faut cocher la case correspondante. Le justificatif affiché est celui de la ligne sélectionnée. Dès que vous sélectionnez une nouvelle ligne, le justificatif correspondant s'affiche.
Dans le cas d'une sélection de plusieurs lignes, aucun justificatif ne sera affiché.
En fonction de votre profil et des droits qui vous sont affectés, vous pouvez modifier certaines informations d'une dépense.
En tant que créateur d'une dépense, vous pouvez modifier toutes les informations (sauf les validations qui dépendent d'un autre profil).
En tant que chef d'équipe validateur d'une dépense, vous pouvez modifier toutes les informations et valider ou refuser une dépense.
En tant que directeur de production, vous pouvez valider ou refuser une dépense.
Le refus d'une dépense doit obligatoirement être accompagné d'un commentaire justificatif.
En fonction de votre rôle, vous pouvez changer le statut d'une dépense dans la colonne qui vous concerne:
En cas de rejet, n'oubliez pas de renseigner le champ "Commentaire rejet" si nécessaire.
En fonction de votre rôle et/ou de vos droits, vous pouvez modifier, ou non, certaines données. D'une manière générale:
Une dépense qui a déjà été exportée dans Louma ne peut plus être modifiée.
Pour un(e) dir. prod, vous pouvez modifier les dépenses que vous avez créées, et modifier le statut et le commentaire de rejet de toutes les dépenses.
Pour un(e) chef(fe) d'équipe, vous pouvez modifier des dépenses dont le statut dir. prod et admin. de prod. n'est pas à "Validé".
Dans le menu Affichage, vous avez accès à une vue par codes imputation plutôt que par dépense.
Cette vue est en lecture seule. Pour revenir à la vue par dépense, cliquez à nouveau sur "Affichage":
Pour supprimer une dépense, sélectionnez la dépense et cliquez sur le bouton de suppression:
Par mesure de sécurité, vous ne pouvez supprimer qu'une seule dépense à la fois, et vous ne pouvez pas supprimer une dépense qui a déjà été validée.
