Notes de frais
Dernière mise à jour
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Une dépense peut être créée par un directeur de production ou par un chef d'équipe pour lui-même ou en délégation d'un salarié qui lui est rattaché.
Pour créer une facture cliquez sur le bouton :
Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs images et/ou documents PDF, qui seront ensuite fusionnés en un seul fichier PDF.
Vous avez deux options pour ajouter des fichiers :
Sélectionner plusieurs fichiers directement dans la boîte de dialogue qui s’ouvre en cliquant sur "Sélectionner un justificatif".
Ajouter des fichiers en plusieurs fois en cliquant à plusieurs reprises sur ce bouton.
Les champs obligatoires à saisir sont :
Salarié
Date de la dépense
Fournisseur
Montant TTC
Une fois le justificatif chargé, vous pouvez soit remplir les champs manuellement soit lancer l'OCR qui va analyser le document afin de récupérer un certains nombre d'informations.
La reconnaissance de texte ne fonctionne que sur le premier justificatif ajouté.
Vous devez choisir le modèle d'OCR à utiliser en fonction du type de document que vous avez chargé (type reçu / ticket de caisse ou type facture).
L'OCR va préremplir certains champs avec les résultats obtenus. Ces valeurs sont bien évidemment modifiables par l'utilisateur.
Ces champs sont :
La date de la dépense
Le fournisseur
Le montant TTC ainsi que les montants de TVA
En fonction de la qualité du justificatif chargé, de sa mise en page ou de sa lisibilité, les résultats de l'OCR peuvent varier. L'utilisateur se doit de vérifier que les champs préremplis correspondent à ce qui est sur le justificatif.
Outre les champs obligatoires, un certain nombre d'autres informations peuvent être saisies par l'utilisateur. Charge à l'administrateur de production d'indiquer aux utilisateurs ce qu'il souhaite voir apparaître en fonction des besoins de la production.
Les informations disponibles à la saisie lors de la création d'une dépense depuis le web sont :
Le salarié qui a effectué la dépense *
La date de la dépense *
La référence : va permettre de regrouper les dépenses d'un salarié en une note de frais
Le fournisseur *
Le type de dépense : liste déroulante pré-paramétrée et modifiable par l'administrateur de production depuis l'application PC
Nature
Détail
Montant TTC *
TVA 1
TVA 2
TVA 3
Commentaire
Vous avez aussi la possibilité d'afficher toutes les informations sur la grille (choix des colonnes).
Pour afficher le justificatif, il faut cocher la case correspondante. Le justificatif affiché est celui de la ligne sélectionnée. Dès que vous sélectionnez une nouvelle ligne, le justificatif correspondant s'affiche.
Dans le cas d'une sélection de plusieurs lignes, aucun justificatif ne sera affiché.
En fonction de votre profil et des droits qui vous sont affectés, vous pouvez modifier certaines informations d'une dépense.
En tant que créateur d'une dépense, vous pouvez modifier toutes les informations (sauf les validations qui dépendent d'un autre profil).
En tant que chef d'équipe validateur d'une dépense, vous pouvez modifier toutes les informations et valider ou refuser une dépense.
En tant que directeur de production, vous pouvez valider ou refuser une dépense.
Pour remplacer le justificatif d'une dépense existante (en fonction des statuts et des droits), sélectionnez la dépense et cliquez sur le bouton d'édition:
En fonction de votre rôle, vous pouvez changer le statut d'une dépense dans la colonne qui vous concerne:
En cas de rejet, n'oubliez pas de renseigner le champ "Commentaire rejet" si nécessaire.
En fonction de votre rôle et/ou de vos droits, vous pouvez modifier, ou non, certaines données. D'une manière générale:
Une dépense qui a déjà été exportée dans Louma ne peut plus être modifiée.
Pour un(e) dir. prod, vous pouvez modifier les dépenses que vous avez créées, et modifier le statut et le commentaire de rejet de toutes les dépenses.
Pour un(e) chef(fe) d'équipe, vous pouvez modifier des dépenses dont le statut dir. prod et admin. de prod. n'est pas à "Validé".
Dans le menu Affichage, vous avez accès à une vue par codes imputation plutôt que par dépense.
Cette vue est en lecture seule. Pour revenir à la vue par dépense, cliquez à nouveau sur "Affichage":
Pour supprimer une dépense, sélectionnez la dépense et cliquez sur le bouton de suppression:
Par mesure de sécurité, vous ne pouvez supprimer qu'une seule dépense à la fois, et vous ne pouvez pas supprimer une dépense qui a déjà été validée.
