Notes de frais
Généralités
Par convention, nous parlons de Dépenses et de Notes de frais:
Dépense: saisie par un salarié ou un chef d'équipe depuis l'application mobile ou le site web. Elle correspond à un justificatif de dépense.
Note de frais: regroupement logique d'une ou plusieurs dépenses grâce à une référence de note de frais.
Les photos prises depuis l'application mobile sont immédiatement transformées en un justificatif au format PDF. Tous les justificatifs créés via l'application mobile, mais aussi le site web et l'application desktop sont signés numériquement au moyen d'un cachet serveur fourni par CertEuope. Depuis le 1er juillet 2019, les entreprises ont la possibilité de numériser les justificatifs de notes de frais et de les conserver sous format électronique, sans obligation de conserver les originaux papier, si les justificatifs sont signés numériquement. PayTime garantit que les justificatifs numérisés sont à valeur probante.
Le processus de validation d'une dépense se fait en 3 étapes: CE (Chef d'Equipe), DP (Dir. Prod.) et AP (Admin. Prod.)
La validation peut s'effectuer dans n'importe quel ordre, et sur n'importe quel support (Desktop, app. mobile, desktop). Seule une dépense validée peut être exportée dans Louma. En cas de rejet, un motif de rejet doit être renseigné. Le salarié ou le chef d'équipe peut alors modifier la dépense et la réinsérer dans le cycle de validation.
Pour créer une nouvelle dépense, cliquez sur le bouton 
.
Sélectionnez une ou plusieurs dépenses et cliquez sur le bouton 
pour les supprimer.
Double cliquez sur une dépense pour la visualiser et/ou l'éditer.
Liste des dépenses (F11)
Vous pouvez basculer de la vue Simple à la vue par compte en cliquant sur 
.
Cliquez sur 
pour télécharger les justificatifs, générer le fichier Excel d'export Louma et les récapitulatifs (voir détail ci-après).
Dans la vue Simple, le bouton "Actions" vous permet d'effectuer des actions ciblées sur plusieurs lignes à la fois:
Sélectionnez les lignes à l'aide de la colonne de gauche, puis cliquez sur les boutons suivants pour:
affecter un ou plusieurs "chronos".
affecter un ou plusieurs tags.
marquer comme payée.
modifier la référence.
effacer (réinitialiser à blanc) la date d'export Louma.
valider en tant qu'admin. de prod.
envoyer un email personnalisé
mise à jour multiple
Téléchargement - Export Louma
Sélectionnez d'abord les dépenses à traiter dans la liste des dépenses, puis cliquez sur le bouton .
Depuis cette fenêtre, vous pouvez sélectionner plusieurs traitements à effectuer:
Récupérer vos justificatifs et/ou avis SIRENE et/ou documents annexes au format PDF en fonction des cases cochées.
Concaténer en un PDF unique tous les justificatifs et/ou avis SIRENE et/ou documents annexes (en fonction des cases correspondantes cochées).
Créer un PDF et/ou un fichier Excel récapitulatif groupé par salarié - référence.
Créer un PDF qui concatène en 1 seul PDF le récapitulatif PDF par salarié - référence s'il a été coché, ainsi que tous les justificatifs et/ou avis SIRENE et/ou documents annexes (en fonction des cases correspondantes cochées).
Créer un PDF et/ou un fichier Excel de la matrice des ventilations groupée par salarié - référence.
Créer le fichier Excel d'export vers Louma.
Attention, seuls les justificatifs unitaires sont recevables par l'administration fiscale.
Lorsque votre choix est effectué, cliquez sur la bouton en bas de la fenêtre. Il vous sera alors demandé de choisir votre répertoire de destination :
Si certaines dépenses ne sont pas conformes aux règles de l’export Louma, un message d’alerte s’affiche et le fichier Export Louma n’est pas créé (les autres éléments sont bien téléchargés)
Pour trouver facilement les dépenses qui sont éligibles à un export Louma, sélectionnez la présentation "Export Louma PayTime" depuis la liste des dépenses.
Les répertoires sont créés et contiennent les notes de frais correspondantes avec les récaps et le PDF global si vous avez coché ces options
Le processus peut-être long en fonction du nombre de traitements et de dépenses sélectionnées. Une barre de progression d'affiche en bas à droite:
Cliquez sur la croix rouge à droite pour interrompre le traitement.
Pendant le traitement vous pouvez continuer à travailler sur PayTime. Vous serez alerté de la fin du processus.
Profil d'export
Vous pouvez enregistrer votre sélection de cases cochées en cours en cliquant sur "Enregistrer mes choix" en bas à droite. Ainsi, lors de la prochaine ouverture de la boîte de dialogue d'export, les cases seront automatiquement cochées.
Pour décocher les cases à cocher dans la boîte de dialogue et lors de sa prochaine ouverture, cliquez sur "Réinitialiser mes choix".
Ajout / Edition d'une dépense
La fenêtre se décompose en 2 parties:
A gauche la partie informations scindée en 2 onglets Détail et Complément info.
A droite la partie justificatifs, où 3 onglets sont disponibles pour:
Le justificatif.
L'avis de situation SIRENE.
Un document annexe.
Dans l'onglet Détail de la partie gauche, vous retrouvez toutes les informations de la dépense.
Utilisez les icones à droite des champs pour exécuter une action spécifique.
Vous pouvez par exemple modifier les listes des statistiques ou des sections, ou encore réinitialiser la date d'export Louma en cliquant sur 
.
Pour les champs Statistiques et Section qui sont mis à jour grâce à une liste déroulante, des icônes sur la droite de la zoner de saisie vous permettent d'ajouter (et modifier ou supprimer) un item dans la liste déroulante correspondante.
Les champs obligatoires pour la saisie d'une dépense sont le Salarié, le Fournisseur, la Date dépense, le Montant TTC et le Montant HT.
Justificatifs
Vous avez la possibilité de récupérer un avis de situation SIRENE afin de confirmer l’existence légale du fournisseur.
Renseignez le SIREN du fournisseur et cliquez sur la coche verte pour récupérer le nom légal du fournisseur et/ou sur la coche bleue pour récupérer l’avis de situation SIRENE.
L’avis de situation est directement ajouté à la dépense et accessible depuis l’onglet correspondant dans le bloc de droite
Vous avez aussi la possibilité d’ajouter un document annexe lié à cette dépense depuis le 3ème onglet du bloc de droite.
Ventilation par compte
Cette section vous permet de ventiler votre dépense selon votre plan comptable.
Pour ajouter une ventilation cliquez sur 
. Vous pouvez immédiatement commencer à taper le code du plan comptable ou même son libellé. Utilisez la souris ou les flèches du clavier et la touche entrée pour valider.
Quand une ligne est ajoutée, le Crédit d'impôt par défaut, s'il existe, est automatiquement affecté à la ventilation créée. Il reste bien sûr modifiable.
Saisissez également le montant HT ventilé, sélectionnez la récupérabilité et éventuellement un détail imputation (en fonction des paramètres de votre projet).
Le reste à imputer est indiqué au bas de la grille, et un contrôle est effectué à l'enregistrement.
Cliquez sur 
pour supprimer la ventilation sélectionnée.
Les listes du plan comptable, du crédit d'impôt et de la récupérabilité sont modifiables depuis les 3 icônes:
Ventilation par bloc
Sur les séries ou tournages très longs, cette section vous permet de ventiler une dépense sur plusieurs blocs.
Liste personnalisée "Divers"
Vous pouvez créer une liste déroulante pour les dépenses. Vous pouvez définir au niveau des propriétés du projet si cette liste est visible et si elle est obligatoire. Elle est éditable (en fonction des droits définis) sur l'application mobile et le site web. Dans les propriétés du projet, vous définissez également le titre de cette liste. Un nouveau point de menu permet de saisir ou importer les items de cette liste.
Elle peut être utile par exemple pour les productions qui désirent un niveau de validation supplémentaire.
Axe personnalisé au niveau de la ventilation
Sur le même modèle que la récupérabilité par exemple, une colonne contenant une liste déroulante dans la grille de la ventilation par compte d'une dépense est à votre disposition. Les items de cette liste sont éditables depuis un point de menu spécifique. Cette colonne peut être exportée dans Louma.
Pour les sociétés utilisant également PayTime pour la dématérialisation dans leur activité hors tournages, cela leur permet d'affecter la ventilation d'une dépense à un projet spécifique par exemple, comme elles peuvent le faire aujourd'hui au niveau de la dépense.
Axe analytique personnalisé
Un axe analytique vous permet, par exemple, de gérer la dématérialisation au niveau de l'entité de production en affectant un projet à une dépense.
Sous-types de dépenses
Une liste déroulante entièrement paramétrable vous permet de saisir les informations que les utilisateurs pourront renseigner depuis l'application mobile, le site web ou le Desktop. Vous pourrez y stocker par exemple la liste des décors.
Qualification de la dépense
4 champs sont disponibles dans le cas d'une location de véhicule: numéro d'immatriculation, nombre de kilomètres, quantité, type de véhicule (liste déroulante).
Envoi d'emails personnalisés depuis la liste des dépenses
Vous avez la possibilité de sélectionner des salariés depuis la liste des dépenses et de leur envoyer un email personnalisé
Relance automatique par email des dépenses rejetées
Depuis les propriétés du projet, cochez la case "Relance automatique par email des dépenses rejetées" pour activer un envoi quotidien aux salariés concernés des nouvelles dépenses rejetées.
Visualisation justificatif
Un séparateur mobile permet d'agrandir ou de rétrécir la zone de saisie et de visualisation des documents attachés.
Mis à jour