Notes de frais
Dernière mise à jour
Dernière mise à jour
Par convention, nous parlons de Dépenses et de Notes de frais:
Dépense: saisie par un salarié ou un chef d'équipe depuis l'application mobile ou le site web. Elle correspond à un justificatif de dépense.
Note de frais: regroupement logique d'une ou plusieurs dépenses grâce à une référence de note de frais.
Les photos prises depuis l'application mobile sont immédiatement transformées en un justificatif au format PDF. Tous les justificatifs créés via l'application mobile, mais aussi le site web et l'application desktop sont signés numériquement au moyen d'un cachet serveur fourni par CertEuope. Depuis le 1er juillet 2019, les entreprises ont la possibilité de numériser les justificatifs de notes de frais et de les conserver sous format électronique, sans obligation de conserver les originaux papier, si les justificatifs sont signés numériquement. PayTime garantit que les justificatifs numérisés sont à valeur probante.
Le processus de validation d'une dépense se fait en 3 étapes: CE (Chef d'Equipe), DP (Dir. Prod.) et AP (Admin. Prod.)
La validation peut s'effectuer dans n'importe quel ordre, et sur n'importe quel support (Desktop, app. mobile, desktop). Seule une dépense validée peut être exportée dans Louma. En cas de rejet, un motif de rejet doit être renseigné. Le salarié ou le chef d'équipe peut alors modifier la dépense et la réinsérer dans le cycle de validation.
Vous pouvez basculer de la vue Simple à la vue par compte en cliquant sur .
Dans la vue Simple, des boutons vous permettent d'effectuer des actions ciblées sur plusieurs lignes à la fois:
Sélectionnez les lignes à l'aide de la colonne de gauche, puis cliquez sur les boutons suivants pour:
Depuis cette fenêtre, vous pouvez sélectionner plusieurs traitements à effectuer:
Récupérer vos justificatifs au format PDF et si nécessaire ajouter un PDF global des justificatifs regroupés par salarié - référence ndf. Attention, seuls les justificatifs unitaires font foi pour l'administration fiscale. Si un avis de situation SIRENE et/ou un document annexe sont liés à une dépense, les PDF correspondants seront également récupérés.
Créer un PDF récapitulatif groupé également par salarié - référence.
Créer le fichier Excel d'export vers Louma.
Lorsque votre choix est effectué, cliquez sur la bouton en bas de la fenêtre. Il vous sera alors demandé de choisir votre répertoire de destination :
Si certaines dépenses ne sont pas conformes aux règles de l’export Louma, un message d’alerte s’affiche et le fichier Export Louma n’est pas créé (les autres éléments sont bien téléchargés)
Pour trouver facilement les dépenses qui sont éligibles à un export Louma, sélectionnez la présentation "Export Louma PayTime" depuis la liste des dépenses.
Les répertoires sont créés et contiennent les notes de frais correspondantes avec les récaps et le PDF global si vous avez coché ces options
Pour comprendre comment sont récupérés les PDF sur votre ordinateur, veuillez prendre connaissance de l'article concernant le paramétrage des notes de frais du projet.
Le processus peut-être long en fonction du nombre de traitements et de dépenses sélectionnées. Une barre de progression d'affiche en bas à droite:
Cliquez sur la croix rouge à droite pour interrompre le traitement.
Pendant le traitement vous pouvez continuer à travailler sur PayTime. Vous serez alerté de la fin du processus.
Double cliquez sur une dépense pour la visualiser et/ou l'éditer.
La fenêtre se décompose en 2 parties:
A gauche la partie informations scindée en 2 onglets Détail et Complément info.
A droite la partie justificatifs, où 3 onglets sont disponibles pour:
Le justificatif.
L'avis de situation SIRENE.
Un document annexe.
Dans l'onglet Détail de la partie gauche, vous retrouvez toutes les informations de la dépense. 2 onglets supplémentaires en bas vous donnent accès à la Ventilation par compte et la Ventilation par bloc.
Pour les champs Statistiques et Section qui sont mis à jour grâce à une liste déroulante, des icônes sur la droite de la zoner de saisie vous permettent d'ajouter (et modifier ou supprimer) un item dans la liste déroulante correspondante.
Les champs obligatoires pour la saisie d'une dépense sont le Salarié, le Fournisseur, la Date dépense, le Montant TTC et le Montant HT.
Vous avez la possibilité de récupérer un avis de situation SIRENE afin de confirmer l’existence légale du fournisseur.
Renseignez le SIREN du fournisseur et cliquez sur la coche verte pour récupérer le nom légal du fournisseur et/ou sur la coche bleue pour récupérer l’avis de situation SIRENE.
L’avis de situation est directement ajouté à la dépense et accessible depuis l’onglet correspondant dans le bloc de droite
Vous avez aussi la possibilité d’ajouter un document annexe lié à cette dépense depuis le 3ème onglet du bloc de droite.
Cette section vous permet de ventiler votre dépense selon votre plan comptable.
Quand une ligne est ajoutée, le Crédit d'impôt par défaut, s'il existe, est automatiquement affecté à la ventilation créée. Il reste bien sûr modifiable.
Saisissez également le montant HT ventilé, sélectionnez la récupérabilité et éventuellement un détail imputation (en fonction des paramètres de votre projet).
Le reste à imputer est indiqué au bas de la grille, et un contrôle est effectué à l'enregistrement.
Les listes du plan comptable, du crédit d'impôt et de la récupérabilité sont modifiables depuis les 3 icônes:
Sur les séries ou tournages très longs, cette section vous permet de ventiler une dépense sur plusieurs blocs.
télécharger les justificatifs, générer le fichier Excel d'export Louma et les récapitulatifs (voir détail ci-après).
affecter un ou plusieurs "chronos".
affecter un ou plusieurs tags.
marquer comme payée.
modifier la référence.
effacer (réinitialiser à blanc) la date d'export Louma.
Sélectionnez d'abord les dépenses à traiter dans la liste des dépenses, puis cliquez sur le bouton .
Pour créer une nouvelle dépense, cliquez sur le bouton .
Pour ajouter une ventilation cliquez sur . Vous pouvez immédiatement commencer à taper le code du plan comptable ou même son libellé. Utilisez la souris ou les flèches du clavier et la touche entrée pour valider.
Cliquez sur pour supprimer la ventilation sélectionnée.
