Contrats

Modèles de contrat

En cliquant sur Contrats / Modèles de contrat, vous accédez à la liste de vos modèles de contrat.

Pour créer un nouveau modèle, cliquez sur le . Vous pouvez également dupliquer un modèle existant en le sélectionnant dans le grille, et en cliquant sur .

Double cliquez sur un modèle pour accéder à la fenêtre d'édition, depuis laquelle vous pouvez modifier le nom du modèle ou supprimer le modèle en cliquant sur .

Pour importer un contrat (format RTF conseillé), cliquez sur Ouvrir dans le menu Fichier:

Vous trouverez dans les autres points du menu toutes les fonctionnalités de type Word pour éditer votre modèle de contrat.

Comme dans Word, un publipostage et des champs de fusions (Publipostage / Insérer un champ de fusion) sont à votre disposition.

Qu'est-ce que le publipostage ?

Le publipostage est utilisé lors de la génération des contrats au format PDF. Il remplace automatiquement les champs de fusion par les informations correspondantes issues de PayTime. Ainsi, chaque contrat est personnalisé avec les bonnes données, comme le nom du client, la date etc...

Qu'est-ce qu'un champ de fusion ?

Un champ de fusion est un élément qui permet d’insérer automatiquement des informations personnalisées dans un contrat. Il fonctionne comme un marqueur qui sera remplacé par des données spécifiques lors du publipostage.

Par exemple, au lieu d’écrire manuellement le nom de chaque salarié dans chaque contrat, vous pouvez insérer le champ de fusion « nom ». Lors du publipostage, chaque contrat affichera le bon nom en fonction des données enregistrées au niveau du salarié.

Exemple avant fusion :

Bonjour {MERGEFIELD nom},

Exemple après fusion :

Bonjour Marie, Bonjour Jean,

...

Vous pouvez également insérer un Champ de fusion Spécial: Date, Heure, Numéro de page, Nombre total de pages.

Pour visualiser les champs de fusion cliquez sur "Montrer tous les codes de champ", et pour visualiser le résultat du publipostage cliquez sur "Montrer tous les résultats de champ". Vous pouvez alors naviguer entre les différents salariés et prévisualiser le résultat du publipostage.

Liste des contrats (MAJ + F2)

Vous retrouvez ici la liste des contrats de tous les salariés sur le projet.

Des boutons vous permettent d'effectuer des actions ciblées sur plusieurs lignes à la fois:

Sélectionnez les lignes à l'aide de la colonne de gauche, puis cliquez sur les boutons suivants pour:

• créer le fichier texte de la DPAE. Vous pouvez ensuite importer ce fichier directement depuis votre espace URSSAF.
• créer le fichier DPAE et l'importer automatiquement dans votre espace URSSAF. Le fichier est déposé toutes les 15 minutes. Vous pouvez visualiser le statut et les éventuelles erreurs d'import directement depuis la grille.
• envoyer par email le contrat au format PDF. Attention, ceci n'est pas la signature électronique: utilisez cette fonctionnalité pour gérer les signatures hors de PayTime.
• générer le contrat au format PDF. Même chose que ci-dessus, mais sans envoi par email.
• valider le contrat pour le compte du dir. prod.
• Visualiser le contrat.

Pour envoyer un contrat en signature, double cliquez sur le contrat dans cette grille. Cela vous donnera accès à la fenêtre d'édition du contrat et aux fonctionnalités associées.

Edition contrat

Dans le panel de gauche, les informations sont regroupées en 2 onglets:

• Contrat: les informations du contrat

• Suivi: trace les modifications des informations, les retours DPAE et la signature électronique.

Tous les champs de l'onglet Contrat sont disponibles comme champs de fusion, en plus des informations de signalétique du salarié.

Si vous modifiez le code CNC du contrat, pensez à le modifier également au niveau du salarié. Pour les dates de début de contrat et de fin de contrat, le changement au niveau vous sera proposé lors de l'enregistrement.

Vous retrouvez sur la partie droite, au-dessus de la prévisualisation du contrat:

• la création du fichier DPAE et l'envoi automatique en traitement DPAE:

• la génération du contrat au format PDF et son envoi par email:

Vous avez également accès aux fonctionnalités de validation dir. prod. du contrat:

• pour envoyer en validation dir. prod (Statut signature DP "A valider")
• pour rejeter le contrat pour le compte du dir. prod. (Statut signature DP "Rejeté")
• pour valider le contrat pour le compte du dir. prod. (Statut signature DP "Validé - En attente")

Enfin, le bouton permet d'envoyer le contrat en signature électronique (Statut signature DP "Validé - A signer").

Vous pouvez changer de salarié sans fermer la fenêtre de la fiche salarié en utilisant la barre de navigation:

Pour supprimer un contrat, cliquez sur le bouton .

Toutes les 15 minutes, les contrats au statut DP "Validé - A signer" sont envoyés chez notre prestataire homologué de signature électronique. Vous pouvez suivre le statut de la signature du salarié au niveau du suivi du contrat ou dans la grille de la liste des contrats.