Modèles d'emails

Personnalisation

Vous pouvez maintenant créer des modèles d'emails pour envoyer:

• Les codes de connexion à l'application mobile.

• Les codes d'accès au site web pour les utilisateurs web.

• Les contrats quand vous n'utilisez pas la signature numérique.

• N'importe quel email de communication.

Double cliquez sur une ligne de la grille pour modifier un modèle d'email, ou sur le petit + vert pour en créer un nouveau:

Lors de la création d'un nouvel modèle d'email, renseignez le nom et l'objet, et sélectionnez le type, c'est à dire à quelle fonctionnalité va correspondre ce modèle d'email:

• Application mobile

• Utilisateurs web

• Contrat

• Email personnalisé

Dans la fenêtre d'édition d'un modèle d'email, vous pouvez modifier le nom et l'objet. Cliquez sur pour supprimer le modèle d'email.

Vous trouverez dans les autres points du menu toutes les fonctionnalités de type Word pour éditer votre modèle d'email.

Comme dans Word, un publipostage et des champs de fusions (Publipostage / Insérer un champ de fusion) sont à votre disposition.

Qu'est-ce que le publipostage ?

Le publipostage est utilisé lors de la génération des emails. Il remplace automatiquement les champs de fusion par les informations correspondantes issues de PayTime. Ainsi, chaque email est personnalisé avec les bonnes données, comme le nom du client, le nom du projet etc...

Qu'est-ce qu'un champ de fusion ?

Un champ de fusion est un élément qui permet d’insérer automatiquement des informations personnalisées dans un email. Il fonctionne comme un marqueur qui sera remplacé par des données spécifiques lors du publipostage.

Exemple avant fusion :

Bonjour {MERGEFIELD nom},

Exemple après fusion :

Bonjour Marie,

Pour visualiser les champs de fusion cliquez sur "Montrer tous les codes de champ", et pour visualiser le résultat du publipostage cliquez sur "Montrer tous les résultats de champ". Vous pouvez alors naviguer entre les différents salariés et prévisualiser le résultat du publipostage.

Pour tester un email personnalisé, sélectionnez le salarié qui correspond à votre adresse e-mail.

Utilisation

Lorsque vous utilisez une fonctionnalité dans PayTime d'envoi d'email, et si vous avez défini un ou plusieurs modèles d'email dont le type correspond à la fonctionnalité en cours, une fenêtre de choix d'email à envoyer vous est proposée. L'email interne PayTime est sélectionné par défaut mais vous pouvez choisir un de vos modèles d'email.

Pour utiliser un modèle d'email du type "Email personnalisé", sélectionnez le menu Salariés puis Sélection pour envoi email personnalisé.

Dans la fenêtre, vous pouvez filtrer les salariés à qui envoyer l'email, puis les sélectionner avec la colonne de gauche.

Vous avez la possibilité d'ajouter un fichier PDF comme pièce jointe à votre email personnalisé. Cliquez sur le trombone et sélectionnez un fichier PDF de moins de 2 Mo. Pour supprimer la pièce jointe, cliquez sur la croix.

Cliquez ensuite sur l'enveloppe. Il vous sera proposé de sélectionner un des modèles d'emails de type "Email personnalisé" que vous avez créés.

Vous pouvez également ajouter une pièce jointe aux emails à destination des utilisateurs web et pour la connexion à l'application mobile.